Niezależnie od tego, czy takie spotkania odbywasz regularnie, czy też pierwsze spotkanie biznesowe po angielsku dopiero przed Tobą, mam dla Ciebie kilka ważnych wskazówek. Przydadzą Ci się one przed każdym spotkaniem biznesowym. Przecież czy rozmawiamy po polsku, po angielsku, czy po hiszpańsku, najważniejsze jest to, aby spotkanie było owocne! Ale wiadomo – oprócz osiągnięcia zamierzonego celu, każdy chciałby też zrobić profesjonalne wrażenie… 😉
10 kluczowych elementów
Przygotowałam dla Ciebie zestawienie 10 kluczowych elementów, o które musisz zadbać, aby Twoje spotkanie przebiegło sprawnie i zakończyło się sukcesem. Sukces to może wielkie słowo, ale wiesz, o co mi chodzi. Każde spotkanie biznesowe ma jakiś cel, a Ty chcesz go osiągnąć w 100 procentach! Do każdego elementu podam Ci też 3 najważniejsze zwroty po angielsku. W ten sposób Twoje pierwsze (a może już kolejne?) spotkanie biznesowe po angielsku przebiegnie gładko, a Ty poczujesz się pewnie i skoncentrujesz już wyłącznie na zagadnieniach merytorycznych.
A, jeszcze jedno. Poniższe wskazówki przydadzą Ci się nawet wtedy, kiedy to nie Ty organizujesz spotkanie. Możliwe, że masz w nim po prostu uczestniczyć. Ważne jest jednak, żeby uczestniczyć aktywnie i w pełni profesjonalnie – dlatego zwróć szczególną uwagę na punkt 7.
1. Spotkanie biznesowe po angielsku – planowanie spotkania
Po pierwsze – zanim zorganizujesz spotkanie (before arranging a meeting), musisz określić jego cel (set a goal). Co dokładnie chcesz osiągnąć? Samo „omówienie” czegokolwiek nie ma wielkiego sensu. Pomyśl, z jakim konkretnie rezultatem chcesz ze spotkania wyjść. Po drugie – ustal miejsce (fix the venue), termin i – to bardzo ważne – czas trwania. Nikt nie lubi spotkań przeciągających się w nieskończoność. Każdy ma przecież pilne zadania. A jeżeli chcesz, żeby wszystkie kluczowe osoby były obecne na spotkaniu, powiadom je o nim z odpowiednim wyprzedzeniem!
2. Przygotowanie sali i materiałów
Nie każde spotkanie jest prezentacją (o prezentacjach przeczytasz tutaj). Nie zawsze potrzebujemy więc sali, wydrukowanych materiałów czy projektora. Coraz częściej spotykamy się online (meet online – więcej zwrotów dotyczących spotkań online znajdziesz w tym artykule). Jednak w każdej sytuacji najgorszy stres przeżywamy wtedy, gdy w ostatniej chwili coś się sypie. Dlatego przygotuj wszystkie ewentualne materiały z odpowiednim wyprzedzeniem (prepare materials in advance), przyjdź (lub zaloguj się) wcześniej i sprawdź, czy na pewno wszystko jest i działa. Zestawienie sprzedaży jest? Można udostępnić ekran (share the screen)? Co z projektorem? Mikrofonem? Oprogramowanie do spotkań nie zaczęło się aktualizować akurat teraz?
3. Rozpoczęcie spotkania
Tu sprawa jest prosta. Witasz zebranych (Welcome to our meeting…), przypominasz im cel spotkania (remind them what the meeting objective is) i przedstawiasz jego porządek (present the agenda). To pomaga zdyscyplinować siebie i innych.
4. Spotkanie biznesowe po angielsku – uwagi wstępne
Przechodzisz do spraw organizacyjnych – może trzeba będzie prowadzić protokół (take the minutes), nakreślić kluczowe kwestie (outline the key points), a może udzielić bardziej szczegółowych wyjaśnień (give more detailed explanations). Pamiętaj jednak, żeby nie przedłużać zbytnio tej części!
5. Część główna spotkania
Następnie przechodzisz do właściwej części spotkania. Jeżeli masz przedstawić jakieś zagadnienie, to pamiętaj, że potem powinien być czas na dyskusję i pytania, więc staraj się mówić zwięźle (keep things brief). Jeśli spotkanie od początku polega na dyskusji, to trzeba ją moderować. Dbaj więc o to, aby udzielić każdemu głosu, ale pilnuj też, żeby nikt nie przekraczał czasu wypowiedzi. Po prostu przejdź przez najważniejsze punkty (go over the key points), przestrzegając porządku spotkania (following the agenda).
6. Podsumowanie
Pora podsumować spotkanie (sum up the meeting) – powtórzyć omówione kwestie (review the issues covered) i zadecydować o dalszych krokach. Ważne, aby każdy wiedział, jakie są ostateczne wnioski (final conclusions) i jakie zadania ma wykonać.
7. Dyskusja lub pytania dodatkowe
Czasami dyskusja jest przewidziana jako główna część spotkania (wtedy wróć do punktu 5). Czasami następuje po czyimś wystąpieniu, po prezentacji. Wtedy musisz ją otworzyć (open the discussion), a potem umiejętnie moderować, tak aby się nie przeciągnęła, a także by nie zmieniła się w kłótnię. Ważne, aby trzymać się tematu (stick to the point). Jeżeli chodzi o pytania, to po prostu spokojnie udzielaj głosu kolejnym osobom i albo od razu konkretnie odpowiadaj na ich pytania, bez wdawania się w zbytnie szczegóły (going into details), albo obiecaj, że przekażesz im odpowiedź po spotkaniu lub skontaktujesz z odpowiednią osobą. Oczywiście dotrzymaj tej obietnicy!
8. Spotkanie biznesowe po angielsku – uwagi końcowe
Czas na ostanie uwagi techniczne, ogłoszenia ogólne (general announcements), ewentualne odłożenie pozostałej części spotkania na inny termin (adjourning the meeting) albo ustalenie terminu (fixing the date) czy tematu kolejnego spotkania. To formalności, ale bardzo istotne!
9. Zamknięcie spotkania
Dajesz jasny sygnał, że to już koniec spotkania (OK, time is up…), dziękujesz wszystkim za udział (Thank you for taking part in the meeting…) i żegnasz się z uczestnikami spotkania (Have a nice day!). To akurat proste 😊 Pamiętaj jednak, żeby dopasować pożegnanie do okoliczności (może spotkacie się ponownie już jutro, a może będziecie kontynuować sprawę tylko e-mailowo).
10. Po spotkaniu
Dobrą praktyką jest wysłanie po spotkaniu e-maila do każdego uczestnika spotkania (sending out a follow-up e-mail). Podziękuj w nim za udział, krótko zreasumuj główne punkty (recap the main points) i przypomnij zadania do wykonania (remind them the tasks to be executed). To świadczy o profesjonalnym podejściu, a także daje możliwość powoływania się później na pisemne ustalenia. Może ktoś musiał wyjść wcześniej, może ktoś stracił połączenie internetowe – tak czy inaczej, wszystko jest oficjalnie podsumowane. Jeśli nie wiesz, jak napisać taki e-mail, to wskazówki znajdziesz w tym artykule.
Uff… Sporo tego. Ale pamiętaj – dobrze przygotowane spotkanie to połowa sukcesu. A kolejna dobra wiadomość jest taka, że te elementy są powtarzalne! Wystarczy, że nauczysz się raz, jak poprowadzić profesjonalne spotkanie biznesowe po angielsku, a potem będziesz już tylko szlifować detale. To samo dotyczy słówek i zwrotów – na początek możesz nauczyć się tych 30 podstawowych. A przed kolejnymi spotkaniami poznawać kolejne i kolejne, tak aby nie używać zawsze tych samych wyświechtanych formułek. To nigdy nie robi dobrego wrażenia, a przecież chcesz, żeby Twój angielski takie zrobił! 😉
Spotkanie biznesowe po angielsku – bonus
A teraz ostatnia dobra wiadomość. Jeżeli stresujesz się tym, że Twoje angielskie słownictwo jest mimo wszystko zbyt ubogie, żeby na luzie uczestniczyć w takim spotkaniu, to mam coś dla Ciebie. W zestawie fiszek Spotkania służbowe zebrałam nie tylko wszystkie niezbędne słówka i zwroty, ale także całe zdania, jakich zazwyczaj używa się na spotkaniach. Dzięki nim przetrwasz każde spotkanie biznesowe po angielsku i nikt nie zauważy Twoich ewentualnych niedociągnięć.
PROMOCJA 3+1 gratis 🤩
Jeśli chcielibyście rozwijać swoje językowe kompetencje z FISZKAMI, to mamy dla Was dobrą informację – możecie kupić je w promocji 3+1 gratis! Wystarczy, że dodacie do koszyka cztery spośród dwunastu tytułów z biznesowej serii 100, a zapłacicie tylko za trzy. Czwarty tytuł otrzymacie zupełnie za darmo! Tytuły mogą się powtarzać. Możecie korzystać z tej promocji wielokrotnie w ramach jednego zamówienia.
