Podróż służbowa za granicę – 3 zasady udanej delegacji i angielskie zwroty

Mężczyzna na lotnisku podczas podróży służbowej

Wraz z postępującą globalizacją zagraniczne podróże służbowe stały się w wielu firmach codzienną sprawą. Co prawda pandemia sprawiła, że wszelkie delegacje najpierw zostały zawieszone zupełnie, a potem mocno ograniczone na rzecz spotkań i konferencji online, ale w wielu sytuacjach kontakt bezpośredni nadal uznaje się za niezastąpiony. Dlatego właśnie wyjazdy służbowe powoli (i na mniejszą skalę) wracają do firmowej rutyny. A ponieważ wiem, że zagraniczna podróż służbowa może stanowić źródło niemałego stresu, mam dla Ciebie zestaw wskazówek i angielskich zwrotów, które znacznie ułatwią Ci życie w delegacji.

Przeczytaj ten artykuł i żadna podróż służbowa za granicę nie będzie Ci straszna! 😊

Zasada pierwsza – dobrze się przygotuj

Nie chodzi tutaj o Twoje przygotowanie merytoryczne. Zakładam, że doskonale wiesz, z kim się spotykasz, w jakim celu wyjeżdżasz i o czym będziesz rozmawiać. Jeśli jednak masz problem już na etapie takiego przygotowania, to zajrzyj do artykułów o prezentacjach i spotkaniach biznesowych. Znajdziesz tam wiele praktycznych wskazówek oraz angielskich słów i zwrotów niezbędnych w takich sytuacjach.

Pierwsza zasada dotyczy przygotowania się do zagranicznej podróży. Nieważne, czy jest to podróż służbowa, czy wakacje z dziećmi – reguły są zawsze te same. Nie odkładaj tego etapu na ostatnią chwilę, bo okaże się, że to właśnie on będzie głównym powodem Twojego stresu. Może wydać Ci się śmieszne, że o tym mówię, ale zaskoczyłaby Cię liczba składanych wniosków o przyśpieszone wydanie paszportu ze względów służbowych… Oszczędź sobie tego stresu, naprawdę.

Sprawdź więc datę ważności dokumentów (paszportu, dowodu, prawa jazdy). Sprawdź, czy potrzebujesz wizy, certyfikatu szczepień lub może międzynarodowego prawa jazdy (wypożyczalnie samochodów!). A może na lotnisku trzeba mieć dodatkowe zdjęcie? W Europie raczej nie, ale może akurat lecisz do Indii lub Chin? Jeśli całą Twoją podróż organizuje firma, to pewnie zajmie się tym wszystkim odpowiednia osoba. Ale jeśli prowadzisz własną działalność lub pracujesz w małej firmie, to formalności te spadną niestety na Ciebie. Polecam Ci stronę (lub jeszcze lepiej – aplikację mobilną) mObywatel – tam będziesz mieć wszystkie dokumenty i informacje w jednym miejscu. No i oczywiście w każdej sytuacji pamiętaj o ubezpieczeniu – dopytaj w firmie o jego szczegóły i zakres lub zatroszcz się o nie samodzielnie.

Zasada druga – przygotuj dokładny plan podróży

Pomyśl, kiedy, gdzie i z kim się spotykasz. Jak będziesz się przemieszczać? Tutaj znowu – duża firma prawie wszystko zorganizuje za Ciebie. Zarezerwuje bilet lotniczy i hotel, wynajmie samochód lub wręczy bony na taksówki. Ale przedsiębiorcy lub pracownicy małych firm często muszą polegać tylko na sobie. Pomyśl o tym wszystkim z wyprzedzeniem – sprawdź w internecie, czym będziesz poruszać się na miejscu. Czasem dobrze jest zawczasu zarezerwować bilet na lokalny pociąg lub autobus albo ściągnąć lokalną aplikację do korzystania z transportu publicznego czy zamawiania taksówek i podpiąć do niej kartę kredytową. Nie polegaj wyłącznie na aplikacjach, których używasz w Polsce! Pamiętaj – co kraj, to obyczaj, co kraj, to aplikacja… 😉 A to naprawdę duże pole do oszczędności.

Podróż służbowa za granicę zasada trzecia, czyli koniec języka za przewodnika

Znasz to powiedzenie? Jest prawdziwe do bólu. Zwłaszcza za granicą. Nawet jeśli cała Twoja podróż służbowa za granicę od A do Z organizuje firma, to zawsze możesz znaleźć się w sytuacji, w której trzeba kogoś o coś zapytać lub poprosić. Nie zawsze sprawdzisz wszystko w internecie, nie zawsze połączysz się z firmą. Czasem po prostu nie ma zasięgu. Czasem pociąg ma awarię, czasem w wynajętym samochodzie pęknie opona, a czasem masz problem z… hotelowym prysznicem. Przygotuj się z góry na takie sytuacje, a żadna podróż służbowa nie będzie w stanie Cię zestresować bardziej niż korek drogowy we własnym mieście. 😉 Poniżej znajdziesz 12 angielskich zwrotów, które mogą przydać Ci się podczas służbowych wyjazdów:

How can I get to the airport?
Jak mogę się dostać na lotnisko?

The lost-property office is right before the exit.
Biuro rzeczy zgubionych i znalezionych znajduje się tuż przed wyjściem.

I’ve got stuck in a traffic jam, I’ll be late a few minutes.
Utknęłam w korku, spóźnię się kilka minut.

I can’t leave a company car at an unguarded car park.
Nie mogę zostawić służbowego samochodu na niestrzeżonym parkingu.

Where’s the nearest car rental?
Gdzie jest najbliższa wypożyczalnia samochodów?

I’ll need a receipt for that.
Będę potrzebować na to rachunku.

I have a reservation for two nights.
Mam rezerwację na dwie noce.

What’s the checkout time?
Do której jest wymeldowanie?

Is breakfast included in the price?
Czy śniadanie jest wliczone w cenę?

Could you send the invoice to this e-mail address?
Czy mógłby pan przesłać fakturę na ten adres mejlowy?

How can I claim a daily subsistence allowance?
Jak mogę wystąpić o dietę służbową?

I need a business trip settlement form.
Potrzebuję formularza rozliczenia delegacji.

Podróż służbowa za granicę – słowa i zwroty na fiszkach

To tylko kilka przykładów. Jeżeli jednak chcesz czuć się pewnie w każdej podróży służbowej, polecam Ci zestaw fiszek Podróże służbowe. Znajdziesz w nim wszystkie zwroty, jakich możesz potrzebować w delegacji, niezależnie od środka transportu. Jeżeli samodzielnie organizujesz swoje wyjazdy służbowe, to będzie to Twój niezbędnik. A jeżeli pracujesz w korporacji i Twoje podróże służbowe organizuje firma, to oprócz tego na pewno otrzymasz dodatkowe instrukcje, np. jak korzystać z systemu CTA (Corporate Travel Assistant), czyli firmowego systemu rezerwacji podróży służbowych. Zapoznaj się koniecznie z używanym tam słownictwem!

PROMOCJA 3+1 gratis 🤩

Jeśli chcielibyście rozwijać swoje językowe kompetencje z FISZKAMI, to mamy dla Was dobrą informację – możecie kupić je w promocji 3+1 gratis! Wystarczy, że dodacie do koszyka cztery spośród ośmiu tytułów z biznesowej serii 100, a zapłacicie tylko za trzy. Czwarty tytuł otrzymacie zupełnie za darmo! Tytuły mogą się powtarzać. Możecie korzystać z tej promocji wielokrotnie w ramach jednego zamówienia.