Jak napisać e-mail biznesowy po angielsku?

jak napisać e-mail biznesowy po angielsku

Pisanie e-maili spędza Wam sen z powiek? Nie wiecie, jak dobrze napisać e-mail biznesowy po angielsku? Zastanawiacie się, jak to, co chcecie wyrazić, ująć po angielsku, a słówka i zwroty sprawdzacie w translatorach? Nie martwcie się! Pisanie e-maili biznesowych po angielsku nie jest takie trudne…, o ile zna się kilka ważnych zasad i opanuje najczęstsze słownictwo. W tym artykule znajdziesz konkretne wytyczne dotyczące obu wspomnianych kwestii. W jednym miejscu zebrałam dla Was zarówno zasady pisania dobrego e-maila biznesowego, jak i praktyczne przykłady e-maili i sformułowań w nich używanych.

10 zasad pisania dobrego e-maila biznesowego

  1. E-mail rozpocznij od dobrego i konkretnego zdefiniowana tematu wiadomości.
  2. Dobrze określ adresata wiadomości.
  3. Ustal, czy jest to e-mail formalny, czy nieformalny. Styl e-maila będzie miał wpływ na dobór odpowiednich sformułowań.
  4. Trzymaj się określonej struktury e-maila.
  5. Używaj standardowych znaków interpunkcyjnych. Nie pisz dużymi literami, nie używaj kolorowych czcionek oraz nie nadużywaj wykrzyknika.
  6. Każdą nową myśl rozpoczynaj nowym akapitem. Pamiętaj, że akapit w języku angielskim oznacza się jedną linią odstępu.
  7. Bądź konkretny i precyzyjny. E-mail powinien być zawsze zwięzły i treściwy (unikaj długich zdań).
  8. Nie używaj skrótów oraz kolokwializmów, szczególnie w e-mailu formalnym.
  9. Pamiętaj o ochronie danych osobowych i używaniu kopii ukrytej, jeśli wysyłasz e-mail do wielu osób.
  10. Zawsze sprawdź e-maila przed wysłaniem.

Struktura e-maila biznesowego

Punkt czwarty jest kluczowy i dlatego omówię go dokładniej. Pamiętajcie, e-mail biznesowy wciąż pozostaje listem, dlatego – na wzór listów papierowych – ma on określoną strukturę. Profesjonalny e-mail powinien składać się z czterech głównych części: formuła powitania (salutation), treść e-maila (main body), zakończenie (ending) oraz formuła zamknięcia z podpisem (closinge with signature).

Jak zacząć e-maila biznesowego?

E-mail zaczynamy oczywiście od powitania (salutation), które może mieć charakter nieformalny lub formalny. Pamiętajcie, że po formule powitania stawiamy przecinek!

Hi,/Hello,
Cześć,

Formuła nieoficjalna.

Hi there,
Cześć,

Zwrot używany w korespondencji nieformalnej. Odnosi się zarówno do pojedynczego odbiorcy, jak i do grupy odbiorców.

Dear + imię, np. Dear Michael,
Drogi Marcinie,

To formuła nazywana przeze mnie półformalną. Jest to forma grzecznościowa, w której używamy imienia w sposób bezpośredni. Jest to forma bezpieczna, której używamy, gdy znamy się z adresatem, jednak nie jesteśmy z nim w bliskiej relacji.

Dear Sir or Madam,
Szanowni Państwo,

Standardowy zwrot formalny używany w korespondencji, gdy nie znamy płci adresata naszego e-maila.

Dear Sir, / Dear Madam,
Szanowny Panie, / Szanowna Pani,

Standardowy zwrot formalny używany w korespondencji, gdy znamy płeć, ale nie znamy nazwiska odbiorcy.

Dear Mr. Smith, / Dear Mrs. Smith, lub Dear Ms. Smith,
Szanowny Panie Smith, / Szanowna Pani Smith,

Standardowy zwrot formalny używany w korespondencji, gdy znamy nazwisko odbiorcy. Uwaga: Mrs. Smith napiszemy, gdy jesteśmy pewni, że pani Smith jest zamężna. Natomiast Ms. Smith użyjemy, jeśli nie wiemy, czy adresatka e-maila jest mężatką, czy nie. W związku z tym Ms. jest formą neutralną i bezpieczną.

Co dalej, czyli co napisać w głównej części e-maila?

Bez wątpienia wiecie już, jakiej formuły powitania użyć. Co dalej? Teraz przechodzimy do głównej części e-maila (main body). Na początku powinien pojawić się wers rozpoczynający (opening line). Możemy go zdefiniować jako “zagajenie”, np.:

Nieformalnie: I hope you are well.
Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku.

Formalnie: I am writing in reply to your e-mail.
Piszę w odpowiedzi na Państwa e-mail.

Teraz podajemy powód, dla którego piszemy dany e-mail (reason for writing). Oczywiście powodów może być wiele. Spójrzmy na kilka przykładów:

Just a quick note to say that I am working from home today.
To tylko krótka informacja, że dziś pracuję z domu.

We are delighted to inform you that the Commitee has given you a rise.
Z wielką przyjemnością informujemy, że komitet przyznał Panu podwyżkę.

I am writing to complain about my order.
Piszę, aby złożyć reklamację mojego zamówienia.

I suggest postponing the meeting.
Proponuję przełożyć spotkanie.

Please find attached the report.
Załączam mój raport.

Jak zakończyć e-mail biznesowy?

Na zakończenie e-maila składają się: zakończenie (ending) oraz formuła zamknięcia z podpisem (closinge and signature). Jeśli chodzi o zakończenie, to tutaj zazwyczaj wystarczy jedno zdanie zaznaczające, jakiej reakcji oczekujemy od odbiorcy e-maila.

If you have any further questions, do not hesitate to ask.
Jeśli masz dodatkowe pytania, nie wahaj się pytać.

I look forward to discussing your comments on the report.
Z niecierpliwością czekam na omówienie Waszych komentarzy odnośnie do raportu.

Awaiting your prompt reply.
Czekam na Twoją natychmiastową odpowiedź.

Please keep me in the loop.
Proszę, informuj mnie na bieżąco.

Mówi się, że najtrudniejszą częścią pisania e-maili w języku angielskim jest formuła zakończenia. Jak więc to zrobić? Przede wszystkim należy pamiętać, że forma zamknięcia powinna odpowiadać formie pozdrowienia – nieformalne powitanie wymaga nieformalnego zakończenia, a formalne – formalnego. Oto najczęstsze formuły zamknięcia:

Cheers,
Pozdrawiam (Cześć, Pa)

Jest to bez wątpienia nieformalne zakończenie e-maila.

Best wishes,
Serdeczne pozdrowienia

Best wishes dosłownie znaczy “najlepsze życzenia”, ale jako zakończenie e-maila biznesowego oznacza “Serdeczne pozdrowienia / Z serdecznymi pozdrowieniami”.

Kind regards, / Best regards,
Z pozdrowieniami

Kind regards oraz Best regards to formalne sposoby zakończenia e-maila.

Yours sincerely,
Z poważaniem (jeżeli znamy nazwisko adresata)

Yours sincerely to zwrot formalny i używamy go w sytuacji, gdy na początku e-maila podaliśmy nazwisko adresata, np. Dear Mr. Green.

Yours faithfully, / Yours truly,
Z poważaniem (jeżeli nie znamy nazwiska adresata)

Yours faithfully (lub Yours truly) używamy w sytuacji, gdy na początku e-maila nie podaliśmy nazwiska osoby, do której piszemy, np. Dear Sir / Dear Madam / Dear Sir or Madam.

Jak widzicie, możliwości jest wiele. Jednak według Business Insider oraz ekspertów, m.in. Willa Schwalbe’a oraz Barbary Pachter wystarczy jedno słowo: Best. Ich zdaniem jest to zawsze bezpieczne i uniwersalne rozwiązanie. Na zakończenie jeszcze jedna ważna uwaga: formuła zamknięcia zawiera podpis.

Przykładowy e-mail biznesowy

Dla zobrazowania, jak dobrze napisać e-mail biznesowy po angielsku, podam Wam przykłady dwóch krótkich e-maili. Pierwszy napisany jest w stylu formalnym, drugi – nieformalnym. Zwróćcie uwagę, że oba mają zachowaną poprawną strukturę: salutation, main body, ending, closinge.

Dear Mr Nowak,
I am writing to inform you that I am working remotely today.
I look forward to seeing you tomorrow.
Kind regards,
Agnieszka Kowalska

Hi Adam,
Just a quick note to say I am working from home today.
Looking forward to seeing you tomorrow.
Best,
Aga

Jak napisać e-mail biznesowy – więcej przydatnych zwrotów

Zakładam, że teraz z pewnością wiecie, jak napisać e-mail biznesowy po angielsku. Jeśli chcielibyście zgłębić ten temat, poznać więcej konkretnych przykładów, to gorąco polecam Wam tytuł FISZKI – Korespondencja e-mailowa. Znajdziecie w nim 100 fiszek, a na nich 100 najczęściej używanych w korespondencji e-mailowej słów i zwrotów wraz z praktycznymi przykładami użycia. Do tego oczywiście mnóstwo praktycznych porad, wskazówek i podpowiedzi! A jeśli interesuje Was tematyka języka angielskiego w biznesie, to zachęcam do lektury artykułów: Rozmowa kwalifikacyjna po angielsku oraz Home Office – przydatne zwroty.